The 4 hour work week: elogio al automatismo

Leí The 4 hour work week siguiendo una de las recomendaciones de Tomás Santoro en el blog de Suma CRM: no me ha decepcionado. Su autor, Tim Ferriss, propone una filosofía de vida basada en la productividad y  los automatismos como mecanismos de liberación. Si buscas escapar a la resignación de un trabajo de 9 a 5, en este título encontrarás todo un tratado acerca de cómo trabajar para vivir y no lo contrario. Las propias vivencias del autor son sorprendentes y le otorgan las referencias necesarias para escribir sobre la materia: profesor de emprendimiento en Princeton, empresario, primer americano de la historia en tener un Record Guiness en tango, campeón nacional de kickboxing en China, escritor best-seller, etc.

El libro expone las claves sobre cómo convertirnos en Nuevos Ricos, que Tim define de la siguiente manera: “The New Rich are those who abandon the deferred-life plan and create luxury lifestyles in the present using the currency of the New Rich: time and mobility. This is an art and a science we will refer to as Lifestyle Design.” Los Nuevos Ricos son personas que no quieren ser millonarios, sino que quieren disfrutar en el presente de las experiencias que creemos que solo con dinero pueden comprarse. Por ejemplo, un Nuevo Rico sería el empleado que consigue tele trabajar y multiplicar con ello su productividad, logrando así liberar tiempo para dedicarse a viajar o a hacer esquí; o el empresario que despide a sus clientes menos rentables y externaliza sus operaciones al máximo, de modo que puede trabajar en remoto desde cualquier parte del mundo y dedicar tiempo a sus aficiones.

A continuación analizo ocho de las ideas que captaron mi atención.

 

1. Maximizar la productividad utilizando dos conceptos que funcionan de manera complementaria: el Principio de Pareto y la Ley de Parkinson

De acuerdo con el principio de Pareto, el 80% de los resultados proceden del 20% de esfuerzos y tiempo. Por tanto, se trata de concentrarse en el 20% de tareas verdaderamente importantes que van a generar la mayor parte de los resultados, y delegar o eliminar el 80% restante. Por su parte, la Ley de Parkinson indica que una tarea crecerá en importancia y complejidad en función del tiempo que se asigne para su realización. De este modo, un deadline inmediato o de 24 horas nos hará dedicarnos a lo absolutamente esencial, mientras que un plazo de entrega de una semana probablemente hará que multipliquemos esfuerzos y nuestro nivel de atención se relaje. Una lectura combinada de ambas ideas indica que seremos más productivos si nos dedicamos a aquellas tareas críticas que procuran la mayor parte de los ingresos, y además nos fijamos plazos de entrega cortos. (Identify the few critical tasks that contribute most to income and schedule them with very short and clear deadlines.)

El objetivo es maximizar los ingresos por hora, no necesariamente maximizar los ingresos en sentido absoluto. ¿De qué serviría ganar mucho dinero para después llevar una vida miserable y no tener tiempo para disfrutarlo?

 

2. Eliminación de tareas

El correo electrónico y las reuniones copan gran parte de nuestro tiempo, por no hablar de interrupciones y peticiones externas que nos hacen perder horas valiosas y energía. The 4 hour work week plantea antídotos al respecto.

Tim recomienda revisar el correo electrónico dos veces al día, en concreto a las 12 del mediodía y a las 4 de la tarde. A este efecto, propone crear un mail de respuesta automática que sirva para educar a compañeros de trabajo, clientes y proveedores, por ejemplo utilizando una plantilla como la siguiente:

“Greetings, Friends [or Esteemed Colleagues],

 Due to high workload, I am currently checking and responding to e-mail twice daily at 12:00 p.m. ET [or your time zone] and 4:00 p.m. ET.

 If you require urgent assistance (please ensure it is urgent) that cannot wait until either 12:00 p.m. or 4:00 p.m., please contact me via phone at 555–555–5555.

 Thank you for understanding this move to more efficiency and effectiveness. It helps me accomplish more to serve you better.

 Sincerely,

Tim Ferriss”

Respecto a las reuniones, el autor considera que solo deben celebrarse para tomar decisiones sobre problemas bien definidos previamente (por ejemplo, vía email), y que en ningún caso deben durar más de 30 minutos. En sus propias palabras: “Nine times out of ten, a meeting is unnecessary and you can answer the questions, once defined, via e-mail (…) I haven’t had an in-person meeting for my business in more than five years and have had fewer than a dozen conference calls, all lasting less than 30 minutes.” Hay que estar de acuerdo con la necesidad de preparar las reuniones y hacer que vayan “al grano”. No obstante, la ausencia de reuniones también puede acarrear graves disfunciones comunicativas por falta de interacción personal, al tiempo que hay tareas que por su naturaleza creativa o de otra índole se resuelven mejor o más rápidamente en equipo y en persona. Una empresa que no requiera ninguna reunión en más de cinco años, como dice Tim que ocurre en su caso, suena a impráctico e imposible.

Sí me parecen acertadas las reflexiones relativas al establecimiento de prioridades. La mayoría de asuntos que llegan a nuestras manos no son urgentes, ni si quiera importantes, por mucho que ciertas personas piensen que así sea. Por este orden, pide que te remitan un correo electrónico, que te llamen por teléfono o, en última instancia, propón una reunión. El objetivo es hacernos con el control de nuestro tiempo y prioridades, en lugar de dejar que otros decidan en nuestro lugar. “It is your job to train those around you to be effective and efficient.”

 

3. Delegación de tareas al extremo

Aquí no comparto el entusiasmo de Tim. Una cosa es aplicar el principio de Pareto, y otra es la externalización radical de tareas. El libro ofrece instrucciones detalladas sobre cómo delegar en asistentes personales online en India (para preparar informes, hacer gestiones telemáticas, etc.); incluso, invita a “echar una risas” gracias a éstos, encargándoles que envíen correos a amigos y compañeros en tu nombre. La perspectiva de tener a un ejército de asistentes indios resolviendo gestiones personales casi rememora una nueva modalidad de esclavitud. Externalizar aquellas tareas que no forman parte de tu core business es acertado; llevada al extremo, creo que la subcontratación puede rozar el absurdo.

Entre otros consejos, Tim recomienda hacer uso de freelances o proveedores que cuenten con equipos, de modo que, si uno de tus asistentes dejara la empresa, ello no afecte a tu negocio. También indica que es necesario trabajar con proveedores que están dispuestos a comunicarse y coordinarse entre ellos, sin tu intermediación. Por último, anima al “empowerment failure”, esto es, dar autoridad a la persona responsable de ejecutar una determinada tarea para que la complete sin necesidad de consultar u obtener permisos adicionales; para ello, conviene fijar una cantidad monetaria por debajo de la cual se dispone de autonomía en la toma de decisiones: si un problema se arregla con menos de 100 euros, el proveedor decide utilizando su propio criterio.

 

4. Sobre la cultura “del 9 a 5”

El horario de trabajo de 9 a 5 no es más que una imposición social: es a lo que estamos acostumbrados. No importa si es necesario o no invertir las ocho horas convencionales para obtener un determinado resultado, se espera que el trabajador “rellene” su jornada laboral de una forma u otra. Siempre habrá clientes no rentables a los que llamar.

La solución propuesta en el libro consiste en conseguir un acuerdo para trabajar en remoto, a cuyo objeto el autor proporciona una guía detallada sobre cómo negociar un régimen de teletrabajo. Sugiere empezar recurriendo a alguna excusa con la que poder trabajar una o dos semanas a distancia, para seguidamente demostrar que la productividad ha aumentado durante este periodo, y después negociar más y más días de teletrabajo, hasta hacer de este régimen la norma. Eso sí, avisa de que hay que estar preparado para presentar nuestra carta de renuncia en caso de que las negociaciones no prosperen, y de que cuanto más esencial sean las funciones que un empleado desarrolla, mayor será su poder de negociación.

De nuevo tengo que discrepar a este respecto. El trabajo en remoto puede ser una herramienta de productividad a la vez que contribuir a la felicidad laboral de muchos; sin embargo, llevado al extremo es difícil de implementar y no funciona para todo tipo de tareas. Incluso empresas que han utilizado el teletrabajo con éxito como Wufoo dedican al menos un día por semana a la celebración de reuniones y coordinación de proyectos.

 

5. Una visión diferente del servicio al cliente

Tim se revela enérgicamente contra el tradicional “el cliente siempre lleva la razón”. Refiriéndose a clientes problemáticos y poco rentables, afirma: “The customers are always right, aren’t they? Part of doing business, right? Hell, no. […] I fired their asses and enjoyed every second of it.”

En particular, define servicio al cliente no como la necesidad de convertirse en una suerte de catering a la carta que se pliegue a todos los deseos del cliente,  sino como proveer un producto excelente a un precio razonable, y dar respuesta a problemas legítimos (devoluciones, retrasos, pérdida de envíos, etc.).

A este respecto, resulta útil la noción del “arte de la indecisión” (art of “undecision”): minimiza el número de decisiones que tus clientes necesitan realizar, y ello aumentara las ventas; dicho a la inversa, a menudo cuantas más opciones ofrezcamos a nuestros clientes, mayor será la “indecisión” a la que estos se enfrenten, y menor el número de pedidos que efectúen.

 

6. Mini-retiros

Los mini-retiros son la consecuencia del trabajo en remoto y de la alta productividad. Suponen reubicarse geográficamente, a ser posible en un país distinto, entre uno y seis meses, antes de volver a casa o reubicarse de nuevo. No es un periodo sabático, puesto que los mini-retiros son recurrentes, parte del estilo de vida de los Nuevos Ricos.

 

7. Establecimiento de objetivos irreales

La obra sostiene que es conveniente establecer metas no realistas, difíciles de alcanzar: “Ninety-nine percent of people in the world are convinced they are incapable of achieving great things, so they aim for the mediocre. The level of competition is thus fiercest for “realistic” goals, paradoxically making them the most time-and energy-consuming”. En este contexto, “dreamlining” es el proceso de establecer plazos (3-6 meses) para la realización de estas metas no realistas (“sueños”).

A veces, entre nuestras metas y acciones interfieren miedos. El autor defiende hacer justamente aquello que tememos; por ejemplo, él mismo empezó a contactar con famosos a “cold call” para pedirles consejo y desinhibirse. En este sentido, la siguiente cita me pareció destacable: “a person’s success in life can usually be measured by the number of uncomfortable conversations he or she is willing to have.” Igualmente, afirma que “boredom is the enemy, not some abstract failure.”

 

8. Lucha contra la procrastinación

Tim recomienda utilizar aplicaciones como RescueTime para recibir avisos sobre cuándo estamos invirtiendo más tiempo del asignado en webs que habitualmente usamos para “evitar lo importante”, como Facebook, Twitter, Gmail, etc. ¿Inventas tareas para eludir lo verdaderamente importante? Asimismo, practica la “ignorancia selectiva”; por ejemplo, se declara no consumidor de noticias o prensa, pues el  impacto directo en su vida es escaso.

 

Foto: Condado, por Breezy Baldwin.